5 Tipps für stressfreies Projektmanagement im Sport

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Heute geht es mit „Projektmanagement im Sport“ um ein sehr praxisnahes Thema. Ich arbeite seit dem Einstieg ins Berufsleben ausschließlich projektbasiert und habe daran viel Freude.

Mittlerweile hatte ich die Chance kleine und große Strategieprojekte zu verantworten und möchte Dich an meinen Erkenntnissen daraus teilhaben lassen.

Ich bin davon überzeugt, dass Projektmanagement im Sport für jeden im Geschäftsleben wichtig ist. Ganz gleich, ob Du bereits heute in Projekten arbeitest oder nicht.

Hintergrund dieses Beitrags war übrigens ein Video, das ich für Athletia Living Room aufgenommen habe. Dort kannst Du Dir alle fünf Tipps im Video anschauen (auf Englisch).

1. Projekte erkennen

Zugegebenermaßen klingt dieser erste Punkt etwas albern. Für Projektmanagement im Sport ist es aber erstmal sehr wichtig, Projekte als solche zu erkennen.

Während Projekte eine einmalige Aufgabe mit festem Start- und Endzeitpunkt beschreiben, ist das Tagesgeschäft meist routinebasiert und in einer Aufbauorganisation strukturiert.

Eine klassische Aufbauorganisation funktioniert sehr gut, um das Geschäft zu verwalten und am Laufen zu halten. Es ist auf Effizienz und somit Profit ausgerichtet. Insbesondere in einem stabilen Umfeld ist eine Aufbauorganisation durchaus erfolgreich.

Wir leben mittlerweile allerdings in einer sich stark verändernden Welt. Täglich erscheinen neue Apps in den App Stores dieser Welt. Hinzu kommt, dass der Lebenszyklus der am häufigsten genutzten Social Media Apps sich verkürzt.

Insgesamt haben wir schon häufiger festgestellt, dass sich das Konsumentenverhalten drastisch ändert. Und damit auch das Verhalten der Fans im Sport.

Um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen, braucht es in meinen Augen Projekte. Eine klassische Aufbauorganisation kann diese Veränderungen nicht im erforderlichen Tempo und der angemessenen Präzision ins Unternehmen integrieren. Wir werden gleich sehen, warum das so ist.

Tipp 1: Projekte erkennen

2. Spezifische Projektressourcen einstellen

Die Antwort auf die Erkenntnis meines ersten Punkts ist häufig die folgende Aussage:

Das Projekt kann von den Mitarbeitern der Aufbauorganisation noch mit übernommen werden.

Häufig fehlerhafte Einstellung zu Projektmanagement im Sport

Diesen Ansatz haben sich einige Unternehmen bei Google abgeschaut. Dort haben Arbeitnehmer 10-20% Zeit, um an ihren eigenen Ideen und Produkten zu arbeiten. Auf diese Art und Weise ist beispielsweise GMAIL entstanden.

Aus diesem Grund wird versucht, diesen Ansatz auf weitere Unternehmen zu übertragen.

Was in der Theorie super klingt, funktioniert in der Praxis leider gar nicht. Erstens sind vorgegebene Projekte keine Zeit für die Selbstverwirklichung wie bei Google. Und zweitens tickt nicht jeder Angestellte wie ein hoch motivierter Google-Mitarbeiter.

Ich habe zwei noch etwas konkretere Beispiele, warum das nicht einwandfrei funktionieren kann.

Theoretische Erklärung zur Priorisierung

Ein Geheimnis effizienten Arbeitens ist knallharte Priorisierung. Das gilt übrigens nicht nur für Projektmanagement im Sport, sondern generell.

Wann immer ich priorisiere, verwende ich zwei Dimensionen:

  • Wichtigkeit: Wie wichtig ist ein To-Do?
  • Dringlichkeit: Wie dringlich ist ein To-Do?

Während Projekte in der Regel durchaus wichtig sind, verlieren sie in der Dringlichkeits-Abfrage regelmäßig gegen das Tagesgeschäft.

Es fällt den Mitarbeitern entsprechend schwer, ihre Routinearbeit bei Seite zu legen, um an einem Projekt für eine bessere Zukunft zu arbeiten.

Kommen wir zu einer etwas bildlicheren Erklärung.

Der Baumfäller und die stumpfe Axt

Bereits in einem Artikel, den ich vor über drei Jahren veröffentlicht habe, verwendete ich das nachfolgende Beispiel.

Es erzählt vom Dilemma eines professionellen Baumfällers und seinem Arbeitsgerät.

„Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Baumfäller, der intensiv und sehr angestrengt versucht einen Baumstamm zu fällen. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit.

Der Spaziergänger tritt etwas näher heran, erkennt schnell die Ursache und sagt zum Baumfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Axt ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“

Der Baumfäller schaut nicht einmal hoch, sondern zischt nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Axt zu schärfen. Ich muss Bäume fällen!“

Anekdote zur Priorisierung im Projektmanagement im Sport

Ich glaube es wird recht gut deutlich, was ich hiermit sagen möchte. Wer im Tagesgeschäft versinkt, kann unmöglich zeitgleich noch ein Projekt durchführen.

Tipp 2: Spezifische Projektressourcen einstellen

3. Beziehe alle Stakeholder mit ein

Ich arbeite so gerne in Projekten, da ich auf diese Art und Weise mit vielen Menschen zusammenarbeiten kann. Dabei habe ich die Erfahrung gemacht, dass ich von jedem noch etwas lernen kann und gebe selber natürlich auch gerne Wissen und Erfahrungen weiter.

Die Arbeit mit Menschen liegt jedoch nicht jedem. Insbesondere, wenn das Team durchaus zusammengewürfelt scheint. Beim Projektmanagement im Sport wirst Du regelmäßig neue Menschen kennenlernen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sehr wichtig ist, alle relevanten Stakeholder (Interessensgruppen) frühzeitig an einem Tisch zu versammeln.

Häufig wird der Fehler gemacht, dass lediglich die Personen angesprochen werden, von denen aktuell etwas gebraucht wird. Es gibt allerdings nichts Schlimmeres als neuen Personen die Arbeitsergebnisse anderer Menschen vorzulegen.

Die erste Reaktion darauf wird immer Skepsis, wenn nicht sogar Reaktanz sein. Um dies zu vermeiden, empfehle ich deshalb die Stakeholder aller Projektphasen zu Beginn zu versammeln. Der effizienzgetriebene Manager wird vermuten, dass dies zu viel Zeit koste.

Glaub mir: Diese Zeit holst Du später wieder rein!

Durch diesen offenen und personenbasierten Ansatz hast Du die Chance von vornherein alle Stakeholder abzuholen und für das gemeinsame Ziel zu motivieren.

Schließlich kann kein Projektmanager dieser Welt ein Projekt alleine und ohne die Unterstützung seiner Mitmenschen durchführen. Und genau das ist es, worauf es beim Projektmanagement im Sport ankommt.

Tipp 3: Beziehe alle Stakeholder mit ein

4. Manage die Erwartungen

Nicht nur im Projektmanagement, sondern auch in der klassischen Aufbauorganisation ist das sogenannte Erwartungsmanagement enorm wichtig.

Dabei geht es in meinen Augen darum, die Erwartungen der Stakeholder zu kennen und sie regelmäßig mit den eigenen abzugleichen.

In der Ausbildung beziehungsweise im Studium lernen wir, dass Menschen rein rational handeln (Stichwort: Homo Oeconomicus). Sobald wir allerdings in der Praxis angekommen sind, bemerken wir, dass das Blödsinn ist.

Menschen handeln auf Basis ihrer Emotionen. Deshalb ist es wichtig, ein empathischer Projektleiter zu sein. Sobald Du bemerkst, dass die Interessen der Teammitglieder auseinander gehen, musst Du diese wieder zusammenbringen.

Es bringt rein gar nichts, dieses Problem zu ignorieren, da es damit lediglich noch größer wird und irgendwann zu einem großen Konflikt führt.

Dieser Punkt wird umso wichtiger, wenn Dein Projekt bei einer gewissen Anzahl von Kollegen zu einer Verhaltensänderung führen soll. Dies kann schon die Nutzung eines anderen internen Chat-Systems oder eine komplett andere Social-Media Strategie sein.

Wir Menschen sind Routinewesen und ändern uns nicht gerne. Deshalb musst Du immer mit Widerstand rechnen. Ich empfehle Dir deshalb, Zeit zu investieren, um feine Antennen für Deine Mitmenschen zu bekommen.

Tipp 4: Manage die Erwartungen

5. Augen auf bei der Tool-Auswahl

Zum Schluss kommen wir wieder zu einem etwas härteren Thema für Projektmanagement im Sport: Tools & Methoden.

Es gibt unzählige Tools & Methoden für erfolgreiches Projektmanagement auf dem Markt. Da kann man gelegentlich schon mal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen.

Am allerwichtigsten ist dabei in meinen Augen die Passung der Tools & Methoden zum Projektziel. Design Thinking bietet sich beispielsweise an, wenn Du im Laufe des Projektes kreativ werden musst.

Scrum eignet sich für iterative Entwicklungsschritte und das klassiche Gantt-Chart ist ideal für langfristig planbare Projekte über mehrere Monate.

Die Auswahl an Tools & Methoden fürs Projektmanagement im Sport vergleiche ich gerne mit einem Werkzeugkoffer. Wenn Du nur ein Werkzeug hast, kannst Du im Haushalt nicht alles reparieren.

Ein Hammer bringt Die beispielsweise gar nichts, wenn Du den Abwasch erledigen musst. Deshalb empfehle ich Dir, Deinen eigenen Werkzeugkoffer an Tools & Methoden aufzubauen. Hierzu können wir uns gerne direkt miteinander austauschen.

Tipp 5: Augen auf bei der Tool-Auswahl

Fazit zu Projektmanagement im Sport

Für viele Menschen ist Projektmanagement ein sogenannter Hard Skill, also etwas, das man durch das Lesen eines Buches lernen kann. Ich sehe das anders.

Beim Projektmanagement im Sport geht es vor allem um die Zusammenarbeit mit Menschen. Natürlich musst Du Dich schnell in neue Themen reinarbeiten können. Vor allem bist Du aber gefragt, um Experten zusammenzubringen.

Und wann immer Menschen zusammenkommen, gibt es zusätzliche Komplexität. Diese solltest Du vorausschauend managen und ich hoffe, dass Dir der Beitrag dabei geholfen hat.

Wie bereits eingangs erwähnt, kannst Du Dir das Video zur Erklärung dieser fünf Tipps für Projektmanagement im Sport hier kostenlos anschauen. Hierfür ist eine Registrierung notwendig.

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